28_ClubMeetings“El precio de la grandeza es la responsabilidad” – Winston Churchill

“La innovación es lo que distingue al líder de sus seguidores” – Steve Jobs

“No intento bailar mejor que nadie. Sólo trato de bailar mejor que yo mismo” Mikhail Baryshnikov

“Si no lo puedes planear, menos aún lo podrás realizar”  Anónimo

Sin duda, el de Toastmaster de Sesión es el rol que ofrece más retos para desarrollar al máximo tus habilidades de comunicación y liderazgo. Es también una oportunidad única para conocer las motivaciones, los retos y las metas de los oradores y evaluadores que te acompañarán es esta aventura. Tienes además la posibilidad de “imprimirle un toque personal.

 Habilidades de comunicación y liderazgo como escuchar, pensar y hablar; planear, administrar el tiempo, organizar, delegar,  motivar, dar retroalimentación, formar equipos, etc. son puestas en juego y a prueba a su máximo nivel cuando eres la/el Toastmaster de Sesión. La meta: llevar a buen puerto una sesión con un equipo comprometido, oradores y evaluadores que dieron “su máximo” y una audiencia deseosa de regresar. Esa es la mayor recompensa.

En el Apéndice del Manual del Comunicador Competente encontrarás brevemente descritas las funciones del Toastmaster.

Sirva ésta, como una sencilla guía y/o check-list para asegurar el éxito de tu sesión. Consulta a tu mentor, a tu VP Educativo (VPE) o a cualquier otro socio experimentado sobre tus dudas.

Antes de la sesión

  • Asegúrate de saber quiénes presentarán proyectos en tu sesión. Normalmente, tu VPE te proporcionará los nombres de los socios que eligieron con anticipación tu fecha para presentar sus discursos. Otra posibilidad es que una o dos sesiones antes de la tuya, pidas hablar en la sección de anuncios generales para recabar (o confirmar) los nombres de los oradores; pídeles de una vez, los de sus evaluadores y aprovecha para formar tu equipo de apoyo: Evaluador General, Director de Temas Improvisados, Evaluador Gramatical, Contador de Muletillas y Administrador de Tiempo. También, puedes pedir al Evaluador General que sea ella/él quien conjunte a su equipo (Evaluador de Gramática, Contador de Muletillas y Administrador de Tiempo) y te comunique sus nombres.
  • Uno o dos días después verifica con oradores, evaluadores, y todo aquel que tendrá una participación directa en tu sesión, su participación. Te aconsejo hacer esto nuevamente 24 horas antes de tu sesión. Con esto minimizarás los problemas derivados de la inasistencia de alguno de ellos. Recuerda que es tu sesión y no querrás que quede manchada porque “a última hora” alguien no llegó. Puedes tener un 100% de tu equipo si te anticipas a los hechos –y, a menudo, todo es un asunto de comunicación.
  • Solicita a tus oradores los detalles de su proyecto. Envíales el Reporte de Proyecto, y haz que te lo devuelvan con todos los datos solicitados. Coméntalo con ellos una vez que lo recibas. Persuádelos a que lo compartan con su mentor y su evaluador.
  • Ya casi tienes toda la información para armar tu sesión. Sólo falta que tu Evaluador Gramatical te proporcione la Palabra de la Noche. Insístele en que sea una que ayude a los socios a aumentar su  vocabulario –que pueda ser incorporada fácilmente en las conversaciones cotidianas pero que sea diferente de aquellas empleadas en el día a día. Si tiene dudas, aconséjale leer el post “Serás Evaluador Gramatical”.
  • Ahora sí estás list@ para armar tu Orden del Día. Para ello, puedes emplear el formato que puedes descargar >> aquí. Recuerda equilibrar tu sesión buscando la participación de la mayoría de los asistentes.
  • Una buena sesión incluirá, además de proyectos básicos y avanzados, una plática sobre “Qué es Toastmasters”, una sección de Temas Improvisados y una Plática Educativa. La duración, y eventualmente, la inclusión de una u otra sección dependerá del número de proyectos y su duración, entre otros factores.
  • El formato te permite conocer en todo momento la duración de tu sesión según vayas asignando el tiempo a cada evento. Sé realista en la asignación de los tiempos, especialmente a secciones que no sean discursos preparados. Verifica cuidadosamente cada dato, nombre, tema y título del proyecto, duración, etc.
  • Antes de reproducir tu Orden del Día, verifica una vez más con todos y cada uno de los involucrados su participación –invítales a llegar puntuales y llevar sus Manuales para ser evaluados (sea de Comunicación o de Liderazgo, según corresponda). Recuérdales que si habrán de usar equipo audiovisual (o de otro tipo), deberán llevarlo (o conseguirlo, junto con todos los periféricos) e instalarlo antes de iniciar la sesión o en el intermedio. Asegúrate de reproducir un número suficiente de juegos.
  • Lee el artículo “Y ahora… ¿cómo presentar a un orador?” en para consejos sobre cómo hacerlo con efectividad.
  • También el tuyo, es un rol evaluable en tu Manual de Liderazgo Competente. El de Toastmaster es un rol que se evalúa en los proyectos:
    • Gestionar el tiempo (Proyecto 4)
    • Planificar e implementar (Proyecto 5)
    • Facilitar (Proyecto 7)
    • Motivar (Proyecto 8) y
    • Formar equipos (Proyecto 10)
  • Estudia el proyecto que quieras presentar, elige a un evaluador –platica con ella/él acerca de tus intereses de aprendizaje y coméntale si quisieras, además de los objetivos del proyecto, que evaluara algo más. Si tuvieras dudas, consulta a tu mentor, a tu VPE o a otro socio experimentado.

El día de la sesión

  • Asegúrate de llevar los Órdenes del Día que reprodujiste. Llega con anticipación y entrégalos al Sargento de Armas para que ella/él los distribuya entre los asistentes.
  • Verifica que oradores, evaluadores y tu equipo de apoyo estén presentes. Salúdales y agradéceles su puntual llegada. Si es preciso, recuérdales que entreguen sus manuales a sus evaluadores –hazlo tú por igual.
  • Asegúrate que quien vaya a utilizar equipo audiovisual lo tenga completamente instalado antes de dar inicio a la sesión.
  • Prepárate a ser presentado por tu Presidente.

Durante la sesión

  • Disfruta tu asignación.
  • Asegura que la sesión dé inicio puntualmente
  • Apégate a los tiempos de tu agenda. Si es preciso, haz los ajustes donde es posible –no podrás hacerlo en los tiempos de discursos ni en los de evaluaciones.
  • Pide a tu Evaluador General que sea ella/él quien presente a su equipo de apoyo.
  • Evita prolongar innecesariamente tus intervenciones o las de otros.
  • Pide a tu administrador de tiempo que sea estricto en el tiempo de receso.
  • Si en tu sesión habrá formatos para la audiencia (p.ej. Boletas de Evaluación y Sugerencias al Orador), familiarízate con ellos y aclárale a tus escuchas el objetivo de usarlos, cómo y cuándo llenarlos y qué deberán hacer con ellos, una vez que los llenen.
  • Al finalizar, asígnale un tiempo “generoso” a tu Evaluador General” y permítele que sea ella/él quien administre el de sus colaboradores (Evaluador de Gramática, Contador de Vacilaciones y Administrador de Tiempo).
  • Agradece a tu equipo de apoyo su colaboración.

Después de la sesión

  • Llama y/o envía una nota a cada uno de los miembros de tu equipo de apoyo agradeciendo su colaboración en hacer de la tuya, una sesión especial.
Para crecer hay que renunciar temporalmente a la seguridad – Gail Sheehy

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