Quiero subrayar que…

Cuando presentas una propuesta o conduces una exposición de ventas, estás haciendo algo más que simplemente informar -estás buscando persuadir.

Una propuesta busca estimular una acción o la aceptación de una idea. Aquí, algunos ejemplos: el jefe de investigación y desarrollo de una compañía propone a la alta dirección autorizar recursos adicionales para un gran proyecto. Un arquitecto presenta los diseños para un complejo habitacional. Una agente profesional de publicidad propone una nueva campaña a un cliente potencial. Un agente profesional de seguros expone a una empresa la idea de patrocinar a un equipo de boliche.

En todos estos casos, tu exposición debe incluir secciones diseñadas para informar. A menudo, involucrará una discusión sobre inversión contra beneficios. Y éstos, pueden estar relacionados con “alta tecnología”, como una bomba para insulina para pacientes diabéticos. En tales situaciones, deberá incluirse algo de información técnica. No obstante, el objetivo de la presentación es vender un producto, un concepto o una serie de recomendaciones. Combinando tu experiencia técnica con tu habilidad para presentar una propuesta que produzca resultados positivos, es lo que hará que generes oportunidades de visibilidad y avance profesional.

Sigue estos sencillos cuatro pasos para prepararte:

  • Determina tu propósito.
  • Analiza a tu audiencia y determina sus necesidades.
  • Establece tu mensaje principal y sopórtalo con argumentos.
  • Urge a tu audiencia a tomar acción.

Debes determinar el efecto que quieres que tu presentación tenga en la audiencia. ¿Estás vendiendo un producto o servicio? ¿Recomendando un curso de acción? ¿Buscando un acuerdo o aprobación? Sé específico sobre lo que quieres que logre tu propuesta.

Analiza a tu audiencia y crea un mensaje principal que aborde sus deseos y necesidades. Asegúrate de traducir las características de tu producto, servicio, idea o recomendación en beneficio de tu audiencia. Por ejemplo, si sabes que una empresa requiere un producto de calidad y larga duración, entonces enfatiza esas características en lugar de hacerlo en el ahorro en los costos.

Organizando tu propuesta
Para organizar sus ideas en una propuesta efectiva, emplea un recurso utilizado comúnmente en el periodismo – la “pirámide invertida”. En el formato de la pirámide invertida, la información más importante es provista en los primeros párrafos. Conforme vas exponiendo tu propuesta, la información se va haciendo menos y menos crucial. De esta manera, tu presentación puede ser breve, pero efectiva. Este enfoque tiene otros beneficios.

Para explotar al máximo esos beneficio, empieza con el mensaje principal, seguido de los puntos de soporte y los datos de detalle. Si tus oyentes están de acuerdo con tu mensaje principal, el material de soporte que sigue reforzará su acuerdo. Si no están de acuerdo, entonces estarán enfocados en tu punto de vista desde el inicio y tu lógica puede hacer que los ganes de tu lado. Si tienes el tiempo, aprovéchalo al máximo, cierra con un llamado a la acción. Decirle a tu audiencia lo que quieres que hagan pareciera un poco agresivo, pero en realidad ayuda a la audiencia a elegir un curso de acción.

Emplea ayudas visuales
Los recursos visuales efectivos pueden ilustrar y clarificar tu mensaje verbal. Por otro lado, los recursos visuales deficientes, o deficientemente presentados pueden arruinar tu propuesta y crear una impresión negativa en tu audiencia.

Así que, haz que tus recursos estén visibles a toda persona de tu audiencia. Deben ser sencillos, con cada página o lámina ilustrando un solo punto.

Manejando las preguntas y respuestas
Un periodo de preguntas y respuestas, posterior a la presentación de tu propuesta, te beneficia, tanto a ti, como a tu audiencia. Te aporta retroalimentación indicando a qué grado tus oyentes aceptaron y están de acuerdo con tu propuesta. También, te permite reforzar tu mensaje enfocándote en aspectos que inquietan a tu audiencia. Y beneficia a tus oyentes, al darles la oportunidad de aclarar ideas y datos de tu propuesta.

Aquí, algunos consejos para lidiar efectivamente con preguntas de la audiencia:

  • Planea apropiadamente el bloque. Anuncia antes de terminar tu presentación que al final contestarás las preguntas del auditorio. Planea una transición suave entre la conclusión de tu propuesta y la sección de preguntas y respuestas.
  • Anticipa las preguntas. Intenta anticipar las preguntas que hará tu audiencia. Una manera de hacerlo es ensayar [previamente] tu propuesta con colegas o amigos y registrar sus preguntas. Esto tiene un beneficio adicional,  puede indicarte aquellos elementos que pudieras haber ignorado en tu propuesta.
  • Clarifica la pregunta. Antes de intentar contestar una pregunta, asegúrate de entender qué es lo que quiere quien la hace. Si es preciso, repítela, preguntando si tu interpretación es correcta. Si desconoces la respuesta, admítelo y ofrece a tu interpelante que una vez que la tengas, le buscarás.
  • No te pongas a la defensiva. Da la impresión a tu audiencia que acoges sus preguntas y aprecias la oportunidad de contestarlas. Tu actitud positiva puede ser la “cereza en el pastel” para una presentación exitosa.
  • Alinea tu respuesta con tu mensaje principal. En lugar de soltar lo primero que se te ocurra, evalúa mentalmente cómo puedes contestar la pregunta de una forma que soporte lo que dijiste en tu propuesta.
  • Desarma las preguntas mal intencionadas. Ocasionalmente, alguien podría querer sacarte de balance con una pregunta mal intencionada -alguna basada en premisas falsas o con supuestos irrelevantes. Sé diplomático, pero no te retractes de tu posición. Puedes desarmar a tu interpelante pidiéndole que explique su pregunta y comparta su información.
  • Desvía las preguntas irrelevantes. No pierdas tiempo en preguntas que están fuera de lugar, aun si conoces las respuestas. Amablemente pide a la persona que aclare cómo su pregunta se relaciona con la propuesta.
  • Divide las preguntas complejas. Si alguien te bombardea con una pregunta con muchas facetas, divídela en partes antes de contestarla. Esto te ayudará a ti, así como a tu audiencia.
  • Haz un resumen. Está atento al tiempo asignado. Antes de que este finalice, concluye haciendo un resumen de tu propuesta, De esta manera, podrás ejercer control sobre cómo finalizar tu presentación. Esta es la impresión final que dejarás en tu audiencia, así que hazla positiva y contundente.
Este material es una adaptación del artículo “Proposals & Pitches”, tomado del sitio de Toastmasters International® (www.toastmasters.org)
 
¡Aprende más sobre cómo hacer presentaciones efectivasAcompáñanos a una de nuestras reuniones y conoce más sobre el Programa Educacional de Toastmasters. Encuentra >> aquí, cuándo tendrá lugar la próxima sesión o contáctanos para recibir una invitación.

Anuncios