Presentaciones Efectivas de Negocios

Quiero subrayar que…

Cuando presentas una propuesta o conduces una exposición de ventas, estás haciendo algo más que simplemente informar -estás buscando persuadir.

Una propuesta busca estimular una acción o la aceptación de una idea. Aquí, algunos ejemplos: el jefe de investigación y desarrollo de una compañía propone a la alta dirección autorizar recursos adicionales para un gran proyecto. Un arquitecto presenta los diseños para un complejo habitacional. Una agente profesional de publicidad propone una nueva campaña a un cliente potencial. Un agente profesional de seguros expone a una empresa la idea de patrocinar a un equipo de boliche.

En todos estos casos, tu exposición debe incluir secciones diseñadas para informar. A menudo, involucrará una discusión sobre inversión contra beneficios. Y éstos, pueden estar relacionados con “alta tecnología”, como una bomba para insulina para pacientes diabéticos. En tales situaciones, deberá incluirse algo de información técnica. No obstante, el objetivo de la presentación es vender un producto, un concepto o una serie de recomendaciones. Combinando tu experiencia técnica con tu habilidad para presentar una propuesta que produzca resultados positivos, es lo que hará que generes oportunidades de visibilidad y avance profesional.

Sigue estos sencillos cuatro pasos para prepararte:

  • Determina tu propósito.
  • Analiza a tu audiencia y determina sus necesidades.
  • Establece tu mensaje principal y sopórtalo con argumentos.
  • Urge a tu audiencia a tomar acción.

Debes determinar el efecto que quieres que tu presentación tenga en la audiencia. ¿Estás vendiendo un producto o servicio? ¿Recomendando un curso de acción? ¿Buscando un acuerdo o aprobación? Sé específico sobre lo que quieres que logre tu propuesta.

Analiza a tu audiencia y crea un mensaje principal que aborde sus deseos y necesidades. Asegúrate de traducir las características de tu producto, servicio, idea o recomendación en beneficio de tu audiencia. Por ejemplo, si sabes que una empresa requiere un producto de calidad y larga duración, entonces enfatiza esas características en lugar de hacerlo en el ahorro en los costos.

Organizando tu propuesta
Para organizar sus ideas en una propuesta efectiva, emplea un recurso utilizado comúnmente en el periodismo – la “pirámide invertida”. En el formato de la pirámide invertida, la información más importante es provista en los primeros párrafos. Conforme vas exponiendo tu propuesta, la información se va haciendo menos y menos crucial. De esta manera, tu presentación puede ser breve, pero efectiva. Este enfoque tiene otros beneficios.

Para explotar al máximo esos beneficio, empieza con el mensaje principal, seguido de los puntos de soporte y los datos de detalle. Si tus oyentes están de acuerdo con tu mensaje principal, el material de soporte que sigue reforzará su acuerdo. Si no están de acuerdo, entonces estarán enfocados en tu punto de vista desde el inicio y tu lógica puede hacer que los ganes de tu lado. Si tienes el tiempo, aprovéchalo al máximo, cierra con un llamado a la acción. Decirle a tu audiencia lo que quieres que hagan pareciera un poco agresivo, pero en realidad ayuda a la audiencia a elegir un curso de acción.

Emplea ayudas visuales
Los recursos visuales efectivos pueden ilustrar y clarificar tu mensaje verbal. Por otro lado, los recursos visuales deficientes, o deficientemente presentados pueden arruinar tu propuesta y crear una impresión negativa en tu audiencia.

Así que, haz que tus recursos estén visibles a toda persona de tu audiencia. Deben ser sencillos, con cada página o lámina ilustrando un solo punto.

Manejando las preguntas y respuestas
Un periodo de preguntas y respuestas, posterior a la presentación de tu propuesta, te beneficia, tanto a ti, como a tu audiencia. Te aporta retroalimentación indicando a qué grado tus oyentes aceptaron y están de acuerdo con tu propuesta. También, te permite reforzar tu mensaje enfocándote en aspectos que inquietan a tu audiencia. Y beneficia a tus oyentes, al darles la oportunidad de aclarar ideas y datos de tu propuesta.

Aquí, algunos consejos para lidiar efectivamente con preguntas de la audiencia:

  • Planea apropiadamente el bloque. Anuncia antes de terminar tu presentación que al final contestarás las preguntas del auditorio. Planea una transición suave entre la conclusión de tu propuesta y la sección de preguntas y respuestas.
  • Anticipa las preguntas. Intenta anticipar las preguntas que hará tu audiencia. Una manera de hacerlo es ensayar [previamente] tu propuesta con colegas o amigos y registrar sus preguntas. Esto tiene un beneficio adicional,  puede indicarte aquellos elementos que pudieras haber ignorado en tu propuesta.
  • Clarifica la pregunta. Antes de intentar contestar una pregunta, asegúrate de entender qué es lo que quiere quien la hace. Si es preciso, repítela, preguntando si tu interpretación es correcta. Si desconoces la respuesta, admítelo y ofrece a tu interpelante que una vez que la tengas, le buscarás.
  • No te pongas a la defensiva. Da la impresión a tu audiencia que acoges sus preguntas y aprecias la oportunidad de contestarlas. Tu actitud positiva puede ser la “cereza en el pastel” para una presentación exitosa.
  • Alinea tu respuesta con tu mensaje principal. En lugar de soltar lo primero que se te ocurra, evalúa mentalmente cómo puedes contestar la pregunta de una forma que soporte lo que dijiste en tu propuesta.
  • Desarma las preguntas mal intencionadas. Ocasionalmente, alguien podría querer sacarte de balance con una pregunta mal intencionada -alguna basada en premisas falsas o con supuestos irrelevantes. Sé diplomático, pero no te retractes de tu posición. Puedes desarmar a tu interpelante pidiéndole que explique su pregunta y comparta su información.
  • Desvía las preguntas irrelevantes. No pierdas tiempo en preguntas que están fuera de lugar, aun si conoces las respuestas. Amablemente pide a la persona que aclare cómo su pregunta se relaciona con la propuesta.
  • Divide las preguntas complejas. Si alguien te bombardea con una pregunta con muchas facetas, divídela en partes antes de contestarla. Esto te ayudará a ti, así como a tu audiencia.
  • Haz un resumen. Está atento al tiempo asignado. Antes de que este finalice, concluye haciendo un resumen de tu propuesta, De esta manera, podrás ejercer control sobre cómo finalizar tu presentación. Esta es la impresión final que dejarás en tu audiencia, así que hazla positiva y contundente.
Este material es una adaptación del artículo “Proposals & Pitches”, tomado del sitio de Toastmasters International® (www.toastmasters.org)
 
¡Aprende más sobre cómo hacer presentaciones efectivasAcompáñanos a una de nuestras reuniones y conoce más sobre el Programa Educacional de Toastmasters. Encuentra >> aquí, cuándo tendrá lugar la próxima sesión o contáctanos para recibir una invitación.

Presentaciones de negocios

Cada día, empleados en muchas empresas alrededor del mundo enfrentan situaciones de comunicación que definen su derrotero. Las presentaciones que hacen, a menudo involucran aspectos en los que está mucho en juego y las hacen a personas, comúnmente ocupadas, y con el poder para influenciar sus carreras.

El tipo de presentaciones de negocios que hagas puede facilitar o acotar tu desarrollo profesional  Una reunión informativa de carácter técnico, una simple presentación para informar, pueden crear problemas si “pierdes” a tu audiencia. Cuando elaboras una propuesta, debes destacar una idea, producto o curso de acción y convencer a otros a adoptarlos. Quizá tengas que presentar material complicado a una audiencia que no tiene los antecedentes técnicos requeridos. Usa los recursos, cuyas ligas se muestran abajo para ayudar a contrarrestar el nerviosismo, el pánico profesional o el trauma a hablar. ¡Mucho éxito en tu próxima presentación!

Presentaciones de Negocios

Clubes Toastmasters corporativos

El éxito de las empresas depende en gran medida de qué tan bien se comunican los empleados -entre sí, como con sus clientes. Los efectos de una junta de trabajo dirigida deficientemente o una mala presentación de ventas son desastrosos  y costosos.

¿Qué tan bien aplican su pericia los empleados con sus clientes o prospectos? ¿Pueden conducirse adecuadamente en una junta de trabajo? ¿Pueden ofrecer retroalimentación apropiada y lidiar con todo tipo de personas?

Los buenos comunicadores tienden a ser buenos líderes, y todas las empresas necesitan empleados con potencial de liderazgo. Es ahí donde Toastmasters puede ayudar. Piensa en ello como un entrenamiento “en casa” para profesionistas ocupados donde éstos se reúnen una vez a la semana para perfeccionar sus habilidades de comunicación y liderazgo en un ambiente de ayuda entre colegas. El costo es mínimo y los beneficios son extraordinarios.

El programa de Toastmasters capacitará a los empleados a:

  • Desarrollar su potencial de liderazgo
  • Escuchar mejor
  • Dar mejores presentaciones
  • Mejorar sus destrezas directivas
  • Organizar equipos productivos
  • Ofrecer crítica constructiva
  • Presentar sus ideas más efectivamente
  • Conducir mejores juntas de trabajo

Desde 1924, Toastmasters International ha ayudado a millones de mujeres y hombres a ganar confianza frente a una audiencia. Su red internacional y su metodología aprender-haciendo aseguran que sus empleados lleguen a ser mejores oradores y líderes.

La efectividad del programa educacional de Toastmasters es evidenciado por las más de 6,000 organizaciones que patrocinan clubes Toastmasters “en casa” como entrenamiento en comunicación y liderazgo para sus empleados. Para ver una lista de las empresas que patrocinan clubes Toastmasters, da clic > aquí.

Anímate a dar el primer paso. Crear un club Toastmasters en tu empresa es fácil y económico. Encuentra > aquí cómo tú y tu empresa pueden empezar. Visita el sitio http://www.toastmasters.org/bringti para más información.

El manual de Comunicación Competente

Comunicación competente

El manual de Comunicación Competente contiene 10 proyectos, cada uno de los cuales se enfoca en una habilidad específica  como: organizando tu discurso o empleando el lenguaje corporal, que te ayudarán a perfeccionar, una por una, tus competencias de comunicación [oral].  Un evaluador ofrece retroalimentación cuando finalizas cada uno de tus discursos.  Tras completar los [10] proyectos de este manual, eres elegible para el grado de Comunicador Competente (CC), un certificado de Toastmasters con reconocimiento internacional.

El programa educacional es el corazón de un Club Toastmasters. Provee un currículo a cada socio, que le ayuda a desarrollar sus habilidades de comunicación y liderazgo, paso a paso, con muchas oportunidades de obtener diversos grados y reconocimientos. Las rutas de comunicación y liderazgo no son mutuamente excluyentes; puedes avanzar en ambas de forma paralela, si así lo deseas.

  • Puedes progresar en alguna o ambas rutas del programa, comunicación o liderazgo, trabajando y completando cada uno de los manuales, los cuales contienen un conjunto de proyectos cuidadosamente diseñados.
  • Cada proyecto incluye una guía de evaluación que provee al evaluador, una manera sencilla de ofrecer retroalimentación, tras  finalizar cada proyecto.
  • Cuando te vuelves socio del club, puedes dar inicio inmediato con el programa educacional.

Una vez que haz completado este manual, puedes continuar con la serie de manuales Avanzados de Comunicación.

Serie de Manuales Avanzados de Comunicación 

Tras recibir el reconocimiento de Comunicador Competente (CC), puedes trabajar con los manuales de la Serie de Comunicación Avanzada. Con ellos, continuarás perfeccionando tus habilidades de comunicación y podrás ser elegible para los grados de Comunicador Avanzado Bronce (ACB), Comunicador Avanzado Plata (ACS) y Comunicador Avanzado Oro (ACG). Hay 15 manuales, cada uno con 5 proyectos de comunicación. Muchos de estos manuales están orientados a aspectos profesionales. Eliges los manuales que te interesan y desarrollas las habilidades que tú quieres.

Por supuesto, el programa educacional de Toastmasters sólo funciona en el contexto del club. Las habilidades de comunicación y liderazgo no se aprenden en estado aislado. Para obtener el máximo beneficio de la experiencia Toastmasters, te invitamos a conocer nuestro Club!

3 sencillos pasos para convertirte en socia/o del Club “Nini Trevit”

  1. Asiste a una sesión como invitada/o. Consulta el Calendario de Sesiones >> aquí. Contáctanos para recibir una invitación.  Descarga el folleto “TODO ACERCA DEL CLUB NINI TREVIT” 
  2. Familiarízate con el sistema “Toastmasters”, conoce a los socios y el ambiente del Club
  3. Comprueba que el sistema y el Club satisfacen tus objetivos y entonces solicita tu membresía

La experiencia de una sesión Toastmasters

¿Qué sucede en una sesión Toastmasters? ¿Qué es lo que aprendes? ¿Tienes que presentar algún discurso? Estas son preguntas frecuentes de quienes no han asistido a una reunión Toastmasters… y las respuestas están aquí.

Sean presentaciones, roles de liderazgo o evaluaciones de discurso, todo lo que sucede en una sesión Toastmasters está dirigido a establecer y mejorar tus competencias de comunicación y liderazgo en el mundo real.

Has una visita virtual al Club Bright and Early para aprender más sobre lo que sucede [regularmente] en una sesión Toastmasters y cómo esa experiencia podría ayudarte a desarrollar o perfeccionar tus habilidades de comunicación hablada.

Si no aparecen automáticamente los subtítulos, da clic en el botón de color rojo (cc) en la barra inferior del video.
 

Asiste a una sesión Toastmasters «en vivo»!

Acompáñanos a una de nuestras reuniones y conoce cómo el Programa Educacional de Toastmasters puede ayudarte a perfeccionar tus habilidades de comunicación y liderazgo. Solicita > aquí una invitación a nuestra próxima sesión.