Serás Evaluador General

Mejorando el proceso mientras se observa la ejecución.

Humor3No te preocupes; no se aplica la pena capital en las sesiones de Toastmasters, a menos, por supuesto, que la evaluadora gramatical esté mal humorada.

Si piensas en una sesión como un proyecto, entonces el evaluador general podría ser un tipo de gerente de proyecto. Como evaluador general, tus responsabilidades incluirán:

Varios días antes de la sesión, contacta al Toastmaster y confirma con él/ella el programa del día. También, deberás desarrollar una lista de verificación para que no tengas que memorizarlo todo. Puedes emplear la Lista de Verificación del Evaluador General de nuestro Club que puedes descargar aquí.

Cuando discutas el programa de la sesión con el Toastmaster, pregunta qué formato emplear. Típicamente, el evaluador general es una sola persona, pero algunas veces, la evaluación general se lleva a cabo por un pánel. El evaluador general puede establecer el procedimiento que él/ella elija, pero debe ajustarse al programa de la sesión. Recuerda también que cada evaluación debe ser breve y completa.

También, deberás contactar a los socios que llevarán los roles de:

  • Administrador de tiempo
  • Evaluador gramatical
  • Contador de muletillas
  • Evaluadores individuales

Recuérdales sus asignaciones y aclara brevemente a los evaluadores sus responsabilidades, los nombre de los oradores a quienes evaluarán y el formato de evaluación que emplearán. Asegúrate de que los evaluadores entiendan que la evaluación es un acto positivo que ayuda a que los evaluados desarrollen sus habilidades. Puntualiza que una evaluación debe mejorar la autoestima del orador e invítales a prepararse cuidadosamente para desempeñar adecuadamente su papel. Recomiéndales que llamen a sus evaluados para discutir los objetivos específicos de sus proyectos.

Tu tarea final antes de la sesión será preparar una explicación oral breve sobre:

  • El propósito, las técnicas y los beneficios de la evaluación, de manera que los invitados y nuevos socios entiendan mejor la función de las evaluaciones.
  • Cómo la evaluación es una experiencia positiva, diseñada para ayudar a la gente a superar sus fallas y reforzar los buenos hábitos en sus presentaciones .

En el día de la sesión:

  • Llega temprano.
  • Asegúrate de que todos los evaluadores estén presentes y que tengan el Manual del Comunicador o Líder, apropiado.
  • Si un evaluador no está presente, consulta con el Vicepresidente de Educación y consigue a un sustituto.
  • Pregunta a cada evaluador si tiene alguna pregunta acerca de los objetivos del proyecto que evaluará, verifica el tiempo de cada proyecto y notifica al tomador de tiempo si hay algún cambio.
  • Siéntate en la parte posterior del salón. Esto te permitirá tener una mejor vista de la sesión y de todos los participantes.

Cuando eres presentado por el Toastmaster de la sesión:

  • Ponte de pie y da la explicación que preparaste.
  • Identifica al evaluador gramatical, al contador de muletillas y al administrador de tiempo y haz que cada uno explique brevemente el propósito de sus asignaciones.
  • Solicita la palabra del día al evaluador gramatical y entonces toma asiento.

Durante la sesión, usa tu lista de verificación y toma nota de todo lo que sucede (o no, pero que debería). Por ejemplo: ¿está apropiadamente acomodado el banderín? ¿hubo distracciones innecesarias que pudieron evitarse? ¿empezó y terminó cada segmento de la sesión a tiempo ?

Analiza a cada participante del programa, desde la persona que dio inicio con la invocación o pensamiento del día, al último reporte del tomador de tiempo. Observa ejemplos destacables y otros menos deseables de preparación, organización, presentación, observación y desempeño general de las responsabilidades. Cuando sea el momento de iniciar tu evaluación, el Toastmaster te presentará nuevamente. Esta vez, te dirigirás al podio y presentarás a cada evaluador. Después de cada evaluación individual, agradece su esfuerzo.

Finalmente, da tu reporte de evaluación general de la sesión:

  • Usa la lista de verificación y las notas que tomaste durante la misma.
  • Presenta tu evaluación de modo que sea útil,  alentadora y que motive a los miembros del club a implementar tus sugerencias.
  • Quizá quieras comentar la calidad de las evaluaciones. ¿Fueron positivas, motivadoras, útiles? ¿Se enfocaron en cómo mejorar?
  • Cuando hayas terminado tu evaluación, regresa el control de la sesión al Toastmaster.

Ser evaluador general es una gran responsabilidad y es vital para el éxito de cada miembro del club. La gente se hace socia de un club Toastmasters porque tiene una meta – quiere aprender algo. El club es donde ellos aprenden. Si el ambiente de aprendizaje no está enfocado o no es agradable, los socios no aprenderán lo que querían. Tus observaciones y sugerencias ayudarán a asegurar que el club cumpla las metas y necesidades de cada socio.

¿Y qué es lo que obtienes de todo esto? ¡La oportunidad de practicar y mejorar tus habilidades de pensamiento crítico, planeación, preparación y organización, manejo del tiempo, motivación y formación de equipos!

El tuyo, es un rol evaluable en tu Manual de Liderazgo Competente. El de Evaluador General  es un rol que se evalúa en los proyectos:

    • Pensar de forma crítica (Proyecto 2)
    • Proporcionar sugerencias (Proyecto 3) y
    • Planificar e implementar (Proyecto 5)
    • Moderar (Proyecto 7)
    • Motivar (Proyecto 8) y
    • Formar equipos (Proyecto 10)

Estudia el proyecto que quieras presentar, elige a un evaluador –platica con ella/él acerca de tus intereses de aprendizaje y coméntale si quisieras que, además de los objetivos del proyecto, evaluara algo más. Si tuvieras dudas, consulta a tu mentor, a tu VPE o a otro socio experimentado. Asegúrate de entregar tu Manual a tu evaluador, antes que dé inicio, el día de la sesión en la que participarás como Evaluador General.

Adaptado del artículo “General Evaluator -Improving the process while overseeing the execution” del sitio de Toastmasters International.

Descarga otros formatos útiles:

Evaluando al Evaluador

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Serás Crítico Gramatical

Un beneficio del Programa Toastmasters es que ayuda a la gente a mejorar su uso de la gramática y de las palabras.

Grammarian2.pngSer el Evaluador Gramatical permite expandir tus habilidades de escucha. Sus  responsabilidades son varias:

  • introducir nuevas palabras a los socios,
  • comentar sobre el uso del lenguaje durante el curso de la sesión y
  • proveer ejemplos de elocuencia.

Si vas a ser el Evaluador Gramatical, selecciona una “palabra del día”. Debe ser una que ayude a los socios a aumentar su  vocabulario –que pueda ser incorporada fácilmente en las conversaciones cotidianas pero que sea diferente de aquellas empleadas en el día a día.

Los adjetivos y adverbios son más adaptables que los sustantivos o los verbos, pero siéntete con libertad para elegir la palabra especial que prefieras.

Escribe tu palabra, su clasificación (adjetivo, adverbio, sustantivo, verbo, etc.) y una breve definición en letras grandes que sean fácilmente visibles. Prepara una oración mostrando su apropiado uso. Prepara una breve explicación de las funciones y responsabilidades del Crítico Gramatical para explicar a los invitados.

En la Sesión
Antes de que dé inicio la sesión, coloca la ayuda visual (con la palabra y los datos arriba descritos) al frente de la sala donde todos puedan verla. También ten papel y lápiz a la mano para hacer anotaciones, o emplea el formato para Reporte del Crítico Gramatical.

Cuando seas presentado, anuncia la palabra del día, menciona su clasificación, defínela, úsala dentro de una oración o frase y pídele a los asistentes que la usen en todas sus intervenciones.

A lo largo de la sesión, identifica el empleo de la palabra. Registra quién la empleo (o un derivado de ella) y si lo hizo correcta o incorrectamente.

Cuando el Evaluador General te pida tu reporte, durante el segmento de evaluación:

  • Ponte de pie y presenta tu reporte.
  • Anuncia quién empleó correcta o incorrectamente la palabra del día (o un derivado de ella)

El tuyo, es un rol evaluable en tu Manual de Liderazgo Competente. El de Evaluador Gramatical es un rol que se evalúa en los proyectos:

  • Pensar de forma crítica (Proyecto 2)
  • Proporcionar sugerencias (Proyecto 3) y
  • Gestionar el tiempo (Proyecto 4)

Estudia el proyecto, elige a un evaluador –platica con ella/él acerca de tus intereses de aprendizaje y coméntale si quisieras que, además de los objetivos del proyecto, evaluara algo más. Si tuvieras dudas, consulta a tu mentor, a tu VPE o a otro socio experimentado. Asegúrate de entregar tu Manual a tu evaluador, antes que dé inicio, el día de la sesión en la que participarás como Evaluador Gramatical.

Sitios de interés

Manual de evaluadores gramaticales

Formación de evaluadores gramaticales

Adaptado del artículo Grammarian -The syntax sentinel del sitio de Toastmasters International.

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Y ahora… ¿cómo presentar a un orador?

“Lo más difícil de este mundo es poder decir y pensar lo que todos piensan sin decir” Alain

Una de las funciones más importantes del Toastmaster de Sesión es presentar a los oradores. Presentar a un orador “es un discurso”… y el reto es hacerlo bien y de manera breve. Una buena presentación permite que la audiencia, además de conocer al orador,  se vaya involucrando en el tema que va a escuchar; la presentación debería responder con brevedad a la pregunta, ¿por qué este tema es interesante para la audiencia?

Juan Carlos Camacho, Vicegobernador de Educación y Capacitación del Distrito 34 ha preparado un extraordinario podcast sobre “Cómo presentar a un orador”. En él, analiza varios casos y ofrece consejo práctico sobre cómo prepararse para presentar efectivamente a un orador. El siguiente es un extracto del texto del mismo que podrás escuchar dando clic aquí, o en la liga http://www.tmdistrito34.org/D34/index.php?option=com_muscol&view=song&id=7 del Distrito 34.

… Son muchas las oportunidades que tienes para mostrar cómo has desarrollado tus habilidades de comunicador en Toastmasters. Una de ellas es sin duda cuándo presentas a un orador. Ese pequeño discurso puede hacer la diferencia en crear un ambiente receptivo y generar curiosidad o confundir y crear una falsa expectativa.En este podcast hablaremos de ese tema: Cómo presentar a un orador. Hay quien puede pensar que esta función de un Toastmaster es sencilla pues basta con hacer un juego de palabras entre el nombre del discurso y el del orador. Las cosas no son así de simples. Esa técnica de: Juan Carlos Camacho, Cómo presentar a un orador, Cómo Presentar a un Orador, Juan Carlos Camacho es recomendado sólo en un concurso. Ello obedece a una razón: la objetividad y homogeneidad; es decir, presentar a todos los oradores en idéntica forma no crea ventajas.¿Cómo presentes a un orador en un concurso podría implicar una ventaja adicional para un concursante? Por supuesto. Imagina que el Toastmaster se toma 45 segundos para presentar a alguien, resalta sus cualidades y habla de lo importante que es el tema para al audiencia, y con otro concursante se limita a decir: La pena de muerte: Carlos García. Así, dos frases. ¿Te imaginas la diferencia en el ánimo de la audiencia?Primera conclusión: La técnica Nombre del Orador, Título, Título. Nombre del Orador sólo aplica para concursos.La responsabilidad de un presentador va mucho más allá.Mi primera recomendación es que el presentador dialogue con el orador antes y obtenga información sobre su nombre completo y cómo se pronuncia así como el título del discurso y cuál es el enfoque. He visto a presentadores que sólo sabían que el título del discurso era: Retos de la telefonía celular, por lo que mencionaron la importancia que tenía usar los dispositivos móviles sólo para comunicarse y no perder el tiempo con otras herramientas, cuando el enfoque del orador era la innovación tecnológica y las patentes. No hablar antes y entender el enfoque te podría llevar a un error como éste: comprometer al orador.Indaga sobre por qué el orador se interesó por este tema. Será crucial que relaciones  experiencia de la persona con el discurso. Una de tus responsabilidades será generar Credibilidad. Eso hará que la audiencia se interese por conocer el enfoque que sobre la Innovación tiene un especialista con 20 años de experiencia y autor de 4 libros especializados.Una buena presentación permite que la audiencia se vaya involucrando en el tema que va a escuchar. Será tu labor el crear ese estado de apertura. Podría ser que el orador previo hizo reír a la audiencia y el siguiente tema es serio, con un enfoque reflexivo. El construir una transición será labor del Presentador: La Vida tiene muchas facetas. Hay momentos para reír y también para reflexionar. Nuestro siguiente orador es un apasionado de la psicología y la conexión entre el pensar, el sentir y el actuar.Un público acude a un evento con el deseo de escuchar y quizá aprender algo nuevo, pero trae consigo las resistencias naturales. Tú como presentador puedes ayudar a establecer una primera conexión entre el siguiente orador y el público. Para ello deberás responder con brevedad a la pregunta, ¿por qué este tema es interesante para la audiencia? Construyendo sobre el mismo ejemplo podrías decir: Una de las mejores formas como un pueblo sale de la pobreza es con la creatividad de su gente. Países como Finlandia se volvieron ricos gracias a las patentes que tienen en los celulares de Nokia. Nuestro siguiente orador….Resumiendo:

  • Habla con el orador, investiga su enfoque, el título de su discurso, su nombre y cómo se pronuncia.
  • Indaga sobre sus antecedentes profesionales que estén relacionados con el tema
  • Crea una transición que genere curiosidad
  • Habla del beneficio que tiene en el público el tema

Y algo más: sigue las reglas del poema “El Brindis del Bohemio”: Bueno, breve y sustancioso. Una buena presentación debe llevarte de 40 segundos a máximo 2 minutos para una conferencia magistral. Tu rol es preparar el escenario para que luzca el orador. No protagonizar tú.Ahora, algunas breves recomendaciones sobre la técnica.Usa tus notas pero no olvides la importancia de tu contacto visual con la audiencia.Un ritmo pausado y volumen medio, conversacional será el más adecuado. Ello te ayudará además a hacer notorio el cambio de velocidad y volumen cuando hagas una pausa para concluir tu presentación diciendo: todos usamos hoy un teléfono celular y tenemos gran interés en conocer hacia dónde va esta industria y lo que puede representar para México. Presento a ustedes a nuestro siguiente orador. Con el tema: Retos de la telefonía celular. Dr. Francisco Gonzáles Flores. Esto último en voz alta que provoque el aplauso.El Dr. Francisco vendrá al escenario una vez que lo hayas llamado y lo esperarás en el atril, le extenderás la mano y dejará el escenario para él. Discretamente dejarás el escenario sin cruzarte entre el orador y la audiencia.¿Presentar a alguien es un discurso? Por supuesto que lo es y, al igual que cualquier otro, requieres de una gran preparación, práctica, diálogo, dominio de tu voz y expresión corporal.En tus sesiones de club tendrás oportunidad de practicar este rol. Prepárate y solicita retroalimentación de tus compañeros de club lo mismo que del orador que presentaste…

Conoce más sobre el Sistema Toastmasters y sobre el Club “Nini Trevit”.

Evaluar para crecer

“Largo es el camino de la enseñanza por medio de teorías; breve y eficaz por medio de ejemplos.” Séneca

La evaluación de los proyectos es uno de los pilares del proceso de aprendizaje en el programa de Toastmasters.

Juan Carlos Camacho, Vicegobernador de Educación y Capacitación del Distrito 34, presenta un nuevo podcast sobre el Arte de la Evaluación Efectiva. En él, revisa la importancia de la evaluación en el proceso de aprendizaje y ofrece consejos sobre cómo hacer que ésta sea verdaderamente enriquecedora para el evaluado como para los escuchas.  

Éste es parte del texto -que podrás escuchar en el podcast si das clic aquí o visitando la liga  http://www.tmdistrito34.org/D34/index.php?option=com_muscol&view=song&id=5

… El día de hoy compartiré con ustedes algunas recomendaciones acerca de uno de los temas de mayor importancia para el desarrollo de nuestras sesiones de clubes y que más impacto tienen en el aprendizaje. “La Evaluación de Proyectos”
Las sesiones de clubes no son un Taller de Oratoria sino un espacio en el que los socios participan libremente con la intención de convivir, apoyar a otros en su crecimiento y desarrollar habilidades.
Diversas corrientes pedagógicas señalan que una de las mejores formas de aprender es haciendo, como aprender a nadar. Sin embargo, en cuestión de comunicación y liderazgo no es suficiente practicar, pues necesitamos tener la certeza de que lo que hacemos se apega o no a determinado estándar, por lo que el recibir la perspectiva de un experto apoya la dinámica del aprendizaje.
¿Pero qué características debe tener esa Evaluación para ser realmente efectiva? Los manuales de Toastmasters contienen una descripción detallada de los objetivos que se persiguen con el discurso, así como un cuestionario guía para el evaluador. Cualquier socio de la organización con deseo de apoyar el crecimiento de otro puede estudiar con detalle el manual y el cuestionario para preparar una evaluación. Y de ahí se desprende la primera conclusión. Un Evaluador requiere prepararse. Sabemos de oradores con gran experiencia que tienen la capacidad de improvisar una evaluación, pero aún ellos mejorarán la profundidad de su trabajo si se preparan.
Evita entonces Evaluaciones Improvisadas. De esas que te enteras 2 minutos antes de que el orador se presente. Basta con UNA sección de temas improvisados en nuestra sesión. ¿Puedes imaginarte la presión a la que llevarás a un evaluador en esas condiciones? Mientras el orador se presenta él debe escucharlo, revisar los objetivos del manual, revisar el cuestionario y pensar en sus recomendaciones. Esa labor, es titánica y el resultado poco satisfactorio. Casi seguro que el Evaluador solo se referirá al contacto visual, la modulación de la voz y al cuerpo……del discurso.
La Evaluación es sin duda la columna vertebral del aprendizaje en Toastmasters. Permitamos entonces que los Evaluadores se preparen, revisen con anticipación el manual, lean el discurso que el orador les envía, se entrevisten con él y conozca sus objetivos individuales a efecto de agregar más valor con su evaluación.
Una recomendación adicional es que las Evaluaciones no sean inmediatas a la presentación del discurso. Deja las evaluaciones como parte de los Informes de la Sesión y te encontrarás con un nivel superior de Evaluación pues habrá tiempo para organizar las observaciones y estructurar ideas. En ese tiempo el Evaluador tomará las mejores ideas del manual, seleccionará las preguntas que mejor se adapten al momento, integrará el diálogo previo y estará listo para una evaluación concisa, clara y con sugerencias concretas de ayuda.
¿Qué se requiere entonces de un Evaluador? Preparación e interés genuino. ¿Interés genuino? Sí , deseo sincero de apoyar el crecimiento del orador. Si el evaluador tiene interés genuino en el aprendizaje del otro,todas sus ideas deberán apuntar hacia el crecimiento del orador.
Interés genuino en el aprendizaje significa también asumir responsabilidad personal respecto a las sugerencias de cambio. Es perfectamente válido decir: “El manejo de tu discurso yo lo percibo muy racional por lo que a mí no me genera una emoción o inspiración” Lo contrario sería decir: “No generaste reacción alguna en la audiencia. En Toastmasters nos enseñan a balancear hechos con sentimientos”. Mmmm, ¿en Toastmasters?, eso sonó muy general y…poco comprometido.
El verdadero arte de la evaluación consiste en entender que el objetivo es ser un factor de aprendizaje, no de crítica. De ahí que se agradecerá un tomo amable y empático. Los manuales de Toastmasters siguieren la opción de hacer preguntas al orador. ¿Me puedes decir una razón por la que seleccionaste ese cierre? ¿Qué te hizo pensar en la conveniencia de usar ayudas visuales para este proyecto? ¿Te sientes satisfecho con la respuesta de la audiencia? ¿Qué podrías mejorar? Prueben en su club una evaluación así, sólo pidiendo a los oradores que sean breves en sus respuestas y previendo un tiempo de 3 a 5 minutos.
Sugerimos al evaluador que una vez terminada su función, se acerque al orador y pida retroalimentación sobre su trabajo. Eso permitirá un flujo de ida y vuelta en la información.
Atrévete a evaluar y podrás encontrar una actividad que te ofrezca grandes satisfacciones. Más, cuando observas que el orador ha puesto en práctica alguna de tus recomendaciones y eso le ha servido para mejorar…

Otros formatos para evaluar. Descárgalos dando clic sobre el nombre correspondiente:

Evaluando el Lenguaje Corporal

Evaluación Extra al Orador

Evaluación del Orador

Evaluación Individual del Orador

Conoce más sobre el Sistema Toastmasters y sobre el Club “Nini Trevit”

Soy un líder… y aprendí a serlo

No existen los grandes hombres. Sólo existen grandes retos que hombres ordinarios, como tú y como yo, se ven impelidos a enfrentar.   William F. Halsey

No nací siendo un líder. No obstante, ellos estaban por doquier a mi alrededor: en la comunidad, en el trabajo, en la escuela; estaban por todas partes. Eran cabezas de familia, coaches de equipos, líderes de negocios, mentores o tomadores de decisiones en las organizaciones.

Yo admiraba a esos líderes. Ellos influenciaban a quien yo era y a quien se estaba formando porque yo aspiraba a seguir sus pasos.

Y así, me comprometí a ser uno de ellos.

Finalmente lo entendí. Lo que les hacía liderar, no era sólo lo que ellos sabían. Tenían una voz. Podían contar su historia. Podían oír y contestar. No sólo generaban resultados, se comunicaban.

Así que me propuse encontrar mi voz. Aprender a procesar mis ideas en medio de una discusión. Entrenarme a escuchar deliberadamente. Aprender a dar retroalimentación -y a aceptarla. Necesitaba organizar, planear, cumplir y dar seguimiento. Necesitaba un lugar dónde estuvieran todos los ingredientes juntos y alguien que pudiera guiarme en el camino.

Encontré ese lugar. Encontré una comunidad de líderes y hallé la ruta al liderazgo.

Soy un líder y aprendí a serlo.

TOASTMASTERS INTERNATIONAL

Donde se hacen los líderes

Adaptado de Positioning Statement Toastmasters International – “Club Rebrand Presentation Final”

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